A lista de documentos para admissão reúne tudo o que a empresa precisa receber do novo funcionário para registrar o contrato de trabalho. Pedir os documentos certos, no prazo certo, evita multas, atrasos no primeiro salário e retrabalho do departamento pessoal.
Este guia vale para contratações pela CLT. No fim, há observações para estágio, jovem aprendiz e contratação como pessoa jurídica.
Checklist de documentos para admissão
A lista pode ser copiada ou impressa para enviar ao novo funcionário.
Documentos de identificação
- ☐ Documento de identidade com foto (RG ou CNH)
- ☐ CPF
- ☐ Carteira de Trabalho Digital ativa no aplicativo, identificada pelo CPF
- ☐ Certidão de nascimento ou de casamento
Documentos civis e de endereço
- ☐ Título de eleitor
- ☐ Certificado de reservista, para homens de 18 a 45 anos
- ☐ Comprovante de residência recente
Escolaridade e registro profissional
- ☐ Comprovante de escolaridade, quando a vaga exigir formação específica
- ☐ Registro no conselho de classe, quando a profissão for regulamentada
Saúde ocupacional
- ☐ Atestado de saúde ocupacional (ASO) do exame admissional
Dados para pagamento e benefícios
- ☐ Dados bancários para depósito do salário
- ☐ Opção ou recusa do vale-transporte
- ☐ CPF dos dependentes para o imposto de renda
- ☐ Para salário-família, quando houver direito: certidão de nascimento dos filhos menores de 14 anos, caderneta de vacinação até os 6 anos e comprovante de frequência escolar a partir dos 7
Para que serve cada documento
| Documento | Por que a empresa pede |
|---|---|
| Identidade e CPF | Identificar o funcionário e registrá-lo no eSocial |
| Carteira de Trabalho Digital | Registrar a admissão, o salário e as condições do contrato |
| Título de eleitor e reservista | Confirmar a situação regular com as obrigações eleitorais e militares |
| Comprovante de residência | Cadastro e cálculo do vale-transporte |
| Comprovante de escolaridade | Confirmar a formação exigida pela vaga |
| ASO | Comprovar que o funcionário está apto para a função |
| Documentos dos dependentes | Imposto de renda e salário-família |
Desde a Lei 13.874/2019, a carteira de trabalho é digital e identificada pelo CPF. O funcionário não precisa entregar a carteira física. Basta ter a Carteira de Trabalho Digital ativa.
O que a empresa não pode exigir na admissão
Alguns pedidos são proibidos e podem gerar processo trabalhista por discriminação:
- Teste ou atestado de gravidez e de esterilização. A proibição está na Lei 9.029/1995.
- Exame de HIV. Proibido em exames admissionais pela Portaria 1.246/2010 do Ministério do Trabalho.
- Consulta a SPC e Serasa. A Justiça do Trabalho tem tratado a exigência como discriminatória na maioria dos cargos.
- Certidão de antecedentes criminais. Só é aceita quando a lei exige ou quando a natureza do cargo justifica, segundo o Tribunal Superior do Trabalho.
O mesmo cuidado vale para as entrevistas. Veja quais são as perguntas proibidas em entrevista de emprego.
Prazos da admissão
| Etapa | Prazo |
|---|---|
| Exame admissional | Antes de o funcionário começar a trabalhar |
| Envio da admissão ao eSocial | Antes do primeiro dia de trabalho |
| Anotação na Carteira de Trabalho Digital | Até 5 dias úteis após a admissão, conforme o artigo 29 da CLT |
O caminho mais seguro é pedir os documentos assim que a proposta for aceita. Assim sobra tempo para o exame admissional e para o envio ao eSocial antes do primeiro dia.
Processo admissional passo a passo
- Proposta aceita pelo candidato
- Envio da lista de documentos e do encaminhamento para o exame admissional
- Conferência dos documentos recebidos
- Assinatura do contrato de trabalho
- Registro no eSocial e anotação na Carteira de Trabalho Digital
- Cadastro em benefícios, folha de pagamento e sistemas internos
- Primeiro dia e integração
Admissão a distância e cuidado com os dados
Em vagas remotas, comuns em tecnologia, os documentos costumam ser enviados em formato digital. Nesse caso, use um canal seguro, evite trocar documentos por aplicativos de mensagem pessoais e limite o acesso a quem realmente precisa.
A Lei Geral de Proteção de Dados também se aplica aqui. Peça só o necessário, guarde com segurança e informe ao funcionário para que cada documento será usado.
Estágio, jovem aprendiz e pessoa jurídica
- Estagiário. Além dos documentos pessoais, entra o termo de compromisso de estágio assinado com a instituição de ensino e a declaração de matrícula, conforme a Lei 11.788/2008.
- Jovem aprendiz. Entram o contrato de aprendizagem, o comprovante de matrícula no programa de aprendizagem e o comprovante de frequência escolar.
- Pessoa jurídica. Não há admissão, porque não há vínculo de emprego. A relação é formalizada por contrato de prestação de serviços com a empresa do profissional.
A admissão é a etapa final de um processo que começa muito antes. Se a sua empresa precisa contratar pessoas de tecnologia e quer chegar a essa etapa com o candidato certo, fale com a Tech Recruiter Brazil. Cuidamos da busca, da avaliação e do acompanhamento até o aceite. Para entender as etapas anteriores, veja a diferença entre recrutamento e seleção.
Depois da admissão, veja como fazer o pré-onboarding, como estruturar o onboarding e o offboarding e quais são os tipos de contratação.
Perguntas frequentes sobre documentos para admissão
Quais documentos são obrigatórios para admissão?
Documento de identidade com foto, CPF, Carteira de Trabalho Digital, título de eleitor, certificado de reservista para homens de 18 a 45 anos, comprovante de residência e o atestado de saúde ocupacional do exame admissional.
Ainda é preciso entregar a carteira de trabalho física?
Não. Desde 2019 a carteira de trabalho é digital e identificada pelo CPF. O funcionário só precisa ter a Carteira de Trabalho Digital ativa.
Qual o prazo para entregar os documentos de admissão?
A lei não fixa um prazo para o funcionário, mas a empresa precisa registrar a admissão no eSocial antes do primeiro dia de trabalho. Por isso, o ideal é pedir os documentos assim que a proposta for aceita.
A empresa pode pedir antecedentes criminais?
Só quando a lei exige ou quando a natureza do cargo justifica, como em funções com acesso a dados sigilosos ou ao patrimônio de terceiros. Fora disso, a exigência pode ser considerada discriminatória.
A empresa pode pedir exame de gravidez na admissão?
Não. A Lei 9.029/1995 proíbe exigir teste, exame ou atestado de gravidez e de esterilização para admissão ou permanência no emprego.
O que é o ASO?
É o atestado de saúde ocupacional, emitido pelo médico do trabalho depois do exame admissional. Ele indica se o funcionário está apto para a função e precisa ser feito antes do início das atividades.
Quais documentos o estagiário precisa entregar?
Os documentos pessoais, como identidade e CPF, a declaração de matrícula e o termo de compromisso de estágio assinado entre empresa, estudante e instituição de ensino.
Posso receber os documentos de admissão por e-mail?
Pode, desde que o canal seja seguro e o acesso fique restrito a quem precisa. A Lei Geral de Proteção de Dados exige cuidado no armazenamento e no uso dessas informações.
Foto 3×4 ainda é obrigatória?
Não é exigência legal. Algumas empresas ainda pedem para crachá ou ficha de registro, mas a maioria já usa foto digital.
Quem contrata como PJ precisa pedir documentos de admissão?
Não, porque não existe vínculo de emprego. A relação é formalizada por um contrato de prestação de serviços com a empresa do profissional.
