Headcount é o número de pessoas que trabalham em uma empresa em determinado momento. O termo vem do inglês e significa, literalmente, contagem de cabeças. Em RH, ele é usado como indicador do tamanho do quadro e como base para planejar contratações e orçamento de pessoal.
O headcount parece um número simples, e é. O valor dele está no uso: quando a empresa acompanha o quadro por área e por mês, consegue prever quantas pessoas vai precisar contratar, quanto isso custa e quando cada vaga precisa ser aberta.
O que significa headcount no RH
No RH, headcount pode ter dois sentidos, e vale separar os dois:
- Headcount atual: quantas pessoas estão no quadro hoje
- Headcount aprovado ou planejado: quantas posições a empresa autorizou para o ano, incluindo as vagas ainda abertas
A diferença entre os dois é o tamanho do trabalho de recrutamento. Se uma área de tecnologia tem 18 pessoas e o plano aprovado prevê 24 até dezembro, existem seis vagas para preencher. Você também vai ver a sigla HC em planilhas e reuniões, que significa a mesma coisa.
O termo headcounting aparece como sinônimo informal do ato de contar e planejar o quadro. Na prática, o mercado usa mais planejamento de headcount.
Como calcular o headcount
O cálculo básico é a soma das pessoas ativas no quadro na data escolhida. Para comparar períodos, a empresa costuma usar uma de três medidas:
| Medida | Como calcular | Para que serve |
|---|---|---|
| Headcount na data | Pessoas ativas no último dia do mês | Fotografia do quadro |
| Headcount médio | (Quadro no início + quadro no fim do período) ÷ 2 | Base para calcular rotatividade |
| Headcount por área | Pessoas ativas por time, gestor ou centro de custo | Planejamento e orçamento por área |
Antes de contar, a empresa precisa definir quem entra no número. Estagiários, PJs, temporários e profissionais alocados por fornecedores costumam ser contados à parte, porque têm custo e vínculo diferentes. O importante é manter o mesmo critério todos os meses.
Headcount, FTE e quadro aprovado
Três termos aparecem juntos e costumam ser confundidos.
| Termo | O que mede | Exemplo |
|---|---|---|
| Headcount | Número de pessoas | 10 pessoas no time de dados |
| FTE (full-time equivalent) | Horas trabalhadas convertidas em jornadas completas | 8 em tempo integral e 4 em meio período = 10 FTE |
| Quadro aprovado | Posições autorizadas no orçamento | 12 posições, com 2 vagas abertas |
O FTE é mais útil para calcular custo e capacidade de entrega. O headcount é mais útil para gestão de pessoas, porque cada pessoa tem um gestor, um onboarding e um plano de carreira.
Para que serve o planejamento de headcount
O planejamento de headcount liga a estratégia da empresa à contratação. Ele responde a perguntas como estas:
- Quantas pessoas cada área precisa para entregar o plano do ano?
- Quais cargos e senioridades entram primeiro?
- Quanto o quadro vai custar por mês e no ano?
- Em que mês cada vaga precisa ser aberta para a pessoa começar a tempo?
Em tecnologia, a última pergunta é a mais esquecida. Uma vaga de desenvolvedor sênior ou de liderança técnica pode levar semanas ou meses entre a abertura e o primeiro dia da pessoa. Se o plano prevê alguém trabalhando em março, a busca precisa começar bem antes. O equilíbrio entre prazo e qualidade aparece no artigo sobre contratar rápido sem perder qualidade.
Exemplo de plano de headcount para um time de tecnologia
Um plano simples cabe em uma tabela. Este exemplo mostra uma área de engenharia que precisa crescer de 12 para 19 pessoas no ano.
| Trimestre | Cargo | Senioridade | Motivo | Abrir a vaga em |
|---|---|---|---|---|
| T1 | Tech lead | Sênior | Novo squad de pagamentos | Novembro do ano anterior |
| T1 | Desenvolvedor back end | Pleno | Novo squad de pagamentos | Dezembro do ano anterior |
| T2 | Desenvolvedor front end | Pleno | Novo squad de pagamentos | Fevereiro |
| T2 | QA | Pleno | Qualidade dos dois squads | Março |
| T3 | Engenheiro de dados | Sênior | Nova frente de dados | Maio |
| T3 | Product owner | Pleno | Novo squad de pagamentos | Maio |
| T4 | Desenvolvedor back end | Sênior | Reposição prevista | Agosto |
A coluna de abertura é a que mais evita atrasos. Para montar o controle das vagas, veja o modelo de planilha de recrutamento e seleção. Para organizar níveis e cargos antes do plano, o ponto de partida é a hierarquia de cargos e o plano de cargos e salários.
Indicadores ligados ao headcount
O headcount sozinho diz pouco. Ele ganha sentido quando aparece ao lado de outros indicadores:
- Rotatividade: quantas pessoas saíram em relação ao headcount médio. Explicamos o cálculo no artigo sobre rotatividade de funcionários
- Custo por pessoa: folha, encargos e benefícios divididos pelo headcount
- Tempo de preenchimento: quanto tempo cada vaga do plano levou para ser fechada
- Vagas abertas: diferença entre quadro aprovado e headcount atual
- Receita por pessoa: indicador usado por startups para medir eficiência
Erros comuns no planejamento de headcount
- Planejar só o número, sem o cargo. Seis vagas de tecnologia podem ser seis perfis totalmente diferentes.
- Ignorar o tempo de contratação. A pessoa precisa começar quando o projeto começa.
- Esquecer as reposições. Toda equipe tem saídas, e o plano deve prever parte delas.
- Misturar critérios. Contar PJs em um mês e não contar no outro distorce o indicador.
- Não revisar. O plano anual deve ser revisto pelo menos a cada trimestre.
Quando parte da necessidade é temporária, a empresa pode cobrir com profissionais de fora do quadro. As opções estão no artigo sobre alocação de desenvolvedores.
Com o plano pronto, o desafio passa a ser preencher as vagas no prazo. A Tech Recruiter Brazil faz o hunting de profissionais de tecnologia e produto para empresas em crescimento. Fale com a TRB para organizar as contratações do próximo trimestre.
Perguntas frequentes sobre headcount
O que significa headcount?
Headcount significa contagem de pessoas. Em uma empresa, é o número de profissionais no quadro em determinado momento, usado como indicador de tamanho e como base para planejar contratações e orçamento.
Qual o significado de headcount em português?
A tradução literal é contagem de cabeças. No Brasil, o termo costuma ser usado em inglês mesmo, ou como quadro de funcionários.
O que é headcounting?
É uma forma informal de se referir ao ato de contar e planejar o quadro de pessoas. O termo mais comum no mercado é planejamento de headcount.
Como calcular o headcount?
Some as pessoas ativas no quadro na data escolhida. Para comparar períodos, use o headcount médio, que é a soma do quadro no início e no fim do período dividida por dois.
Qual a diferença entre headcount e FTE?
Headcount conta pessoas. FTE converte as horas trabalhadas em jornadas completas. Duas pessoas em meio período somam 2 no headcount e 1 no FTE.
PJ e estagiário entram no headcount?
Depende do critério da empresa. Muitas contam esses profissionais em uma linha separada, porque têm vínculo e custo diferentes. O importante é usar o mesmo critério todos os meses.
O que é HC em RH?
HC é a sigla de headcount. Aparece em planilhas e relatórios como sinônimo de quadro de pessoas.
O que é headcount aprovado?
É o número de posições que a empresa autorizou no orçamento, incluindo vagas ainda não preenchidas. A diferença entre o aprovado e o atual mostra quantas contratações faltam.
Com que frequência revisar o plano de headcount?
O ideal é revisar a cada trimestre. Mudanças de estratégia, saídas e atrasos em contratações alteram o plano ao longo do ano.
Quem é responsável pelo planejamento de headcount?
Normalmente o RH conduz o processo com as lideranças de cada área e com o financeiro. Em tecnologia, o CTO ou head de engenharia define os perfis e a ordem das contratações.
