Uma planilha de recrutamento e seleção é um arquivo em Excel ou Google Planilhas para controlar as vagas abertas, os candidatos de cada etapa e os indicadores do processo. Para empresas que contratam poucas pessoas por mês, ela resolve bem a organização sem custo de software.
O modelo abaixo tem três abas: vagas, candidatos e indicadores. Basta criar uma planilha em branco e copiar as colunas de cada tabela.
Aba 1: controle de vagas
Cada linha é uma vaga. Esta aba mostra tudo o que está em aberto e ajuda a cobrar prazos.
| ID | Cargo | Área | Gestor | Senioridade | Modelo | Data de abertura | Data prevista | Status | Data de fechamento | Dias em aberto |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| V01 | Desenvolvedor back end | Engenharia | Ana | Pleno | Remoto | 01/11 | 15/12 | Entrevistas | ||
| V02 | Product owner | Produto | Bruno | Sênior | Híbrido | 05/11 | 30/12 | Triagem | ||
| V03 | Analista de RH | Pessoas | Carla | Pleno | Presencial | 20/10 | 30/11 | Fechada | 18/11 | 29 |
Sugestões de preenchimento:
- Status: use sempre as mesmas opções, como aberta, triagem, entrevistas, proposta, fechada e cancelada. Uma lista suspensa evita erros de digitação.
- Dias em aberto: subtraia a data de abertura da data de fechamento. Para vagas ainda abertas, use a função HOJE no lugar da data de fechamento.
- Data prevista: vem do plano de headcount, com a data em que a pessoa precisa começar.
Aba 2: controle de candidatos
Cada linha é um candidato em uma vaga. Esta aba substitui as conversas soltas por e-mail e mostra em que etapa cada pessoa está.
| ID da vaga | Nome | Origem | Data de entrada | Etapa | Nota técnica | Nota comportamental | Próximo passo | Responsável | Motivo de saída |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| V01 | Candidato A | Indicação | 03/11 | Entrevista técnica | 3 | 4 | Entrevista com gestor | Ana | |
| V01 | Candidato B | 04/11 | Triagem | Agendar entrevista | RH | ||||
| V01 | Candidato C | Busca ativa | 06/11 | Encerrado | 2 | 3 | RH | Pretensão acima da faixa |
Sugestões de preenchimento:
- Origem: indicação, anúncio, LinkedIn, busca ativa, consultoria. Com o tempo, mostra quais canais trazem candidatos aprovados.
- Notas: use uma escala de 1 a 4 e os mesmos critérios para todos os candidatos da vaga. A régua completa está no artigo sobre entrevista por competência.
- Motivo de saída: registre por que o candidato saiu do processo. Esse campo revela problemas de faixa salarial, de prazo ou de descrição da vaga.
As etapas devem refletir o processo da empresa. Se precisar revisar o fluxo, veja a diferença entre recrutamento e seleção.
Aba 3: indicadores
A terceira aba resume os dados das outras duas. Com fórmulas simples, ela se atualiza sozinha.
| Indicador | Como calcular na planilha | O que mostra |
|---|---|---|
| Vagas abertas | CONT.SE na coluna Status da aba Vagas, contando o que não está fechado nem cancelado | Volume de trabalho atual |
| Tempo médio de fechamento | MÉDIA da coluna Dias em aberto, só das vagas fechadas | Velocidade do processo |
| Candidatos por etapa | CONT.SE na coluna Etapa da aba Candidatos | Onde o funil trava |
| Candidatos por origem | CONT.SE na coluna Origem | Quais canais funcionam |
| Taxa de aprovação | Contratados dividido por entrevistados | Qualidade da triagem |
| Vagas atrasadas | Vagas abertas com data prevista já vencida | Risco para o planejamento |
Se o tempo de fechamento sobe sem motivo claro, vale revisar a descrição da vaga e a faixa salarial. A tabela salarial de TI 2026 ajuda a conferir se a proposta está competitiva.
Como usar a planilha no dia a dia
- Abra a vaga na aba 1 assim que ela for aprovada, com o gestor e a data prevista.
- Cadastre cada candidato na aba 2 no momento em que ele entra no processo.
- Atualize a etapa depois de cada entrevista, no mesmo dia.
- Revise os indicadores uma vez por semana com os gestores.
- Feche a vaga com a data e o nome da pessoa contratada.
Para padronizar as entrevistas, use um roteiro fixo por vaga. Um modelo está no artigo sobre questionário para entrevista de emprego.
Cuidados com dados de candidatos e a LGPD
A planilha guarda dados pessoais, então está sujeita à Lei Geral de Proteção de Dados, a Lei 13.709/2018. Alguns cuidados básicos:
- Guarde só o necessário para o processo. Documentos e dados sensíveis ficam fora da planilha.
- Restrinja o acesso a quem participa da seleção.
- Defina por quanto tempo os dados ficam guardados e apague depois.
- Informe ao candidato como os dados dele serão usados.
Quando trocar a planilha por um software
A planilha funciona bem até certo volume. Ela começa a falhar quando:
- Há mais de cinco vagas abertas ao mesmo tempo
- Várias pessoas editam o arquivo e as informações se perdem
- O time precisa publicar vagas, agendar entrevistas e enviar retornos em escala
- Os gestores não conseguem acompanhar o processo sem pedir atualizações
Nesse ponto, um sistema de recrutamento resolve melhor. As opções estão no artigo sobre ferramentas de recrutamento e seleção.
Nenhuma planilha resolve uma vaga sem candidatos. Para posições de tecnologia em que o anúncio não traz bons perfis, a Tech Recruiter Brazil faz a busca ativa. Fale com a TRB.
Perguntas frequentes sobre planilha de recrutamento e seleção
Onde baixar uma planilha de recrutamento e seleção grátis?
Você pode montar a sua com o modelo deste artigo. Crie uma planilha em branco no Excel ou no Google Planilhas e copie as colunas das três abas. Leva poucos minutos e não exige cadastro.
O que deve ter em uma planilha de controle de recrutamento e seleção?
No mínimo, uma lista de vagas com status e datas, uma lista de candidatos por etapa e um resumo com os indicadores principais, como vagas abertas e tempo médio de fechamento.
Excel ou Google Planilhas?
O Google Planilhas facilita o uso por várias pessoas ao mesmo tempo e o controle de acesso. O Excel funciona bem quando uma pessoa só cuida do arquivo. As fórmulas do modelo funcionam nos dois.
Como calcular o tempo de fechamento de uma vaga?
Subtraia a data de abertura da data de fechamento. Para acompanhar vagas ainda abertas, use a data de hoje no lugar da data de fechamento.
Quais indicadores acompanhar no recrutamento?
Os mais úteis para começar são vagas abertas, tempo médio de fechamento, candidatos por etapa, candidatos por origem e taxa de aprovação nas entrevistas.
A planilha precisa seguir a LGPD?
Sim. Ela guarda dados pessoais de candidatos. Restrinja o acesso, guarde só o necessário e defina por quanto tempo os dados ficam no arquivo.
Como registrar a nota de cada candidato?
Use a mesma escala para todos, por exemplo de 1 a 4, com critérios definidos antes das entrevistas. Separe a nota técnica da comportamental para comparar perfis com mais clareza.
Quantas vagas uma planilha consegue controlar?
Não há limite técnico, mas a gestão fica difícil com mais de cinco vagas simultâneas ou com muitas pessoas editando. A partir daí, um software de recrutamento costuma compensar.
Posso usar a mesma planilha para vagas de tecnologia?
Sim. Vale incluir colunas para stack, senioridade e resultado do teste técnico. Isso ajuda a comparar candidatos da mesma vaga com critérios objetivos.
Qual a diferença entre planilha e ATS?
O ATS é um sistema de rastreamento de candidatos. Além de organizar os dados, ele publica vagas, recebe currículos, agenda entrevistas e envia retornos automáticos. A planilha só organiza o que alguém digitar nela.
